文書管理システムには何が必要なのでしょうか。文書管理をシステムにするといっても、紙文書を電子文書として保管するだけではシステム化のメリットを一部しか実現できていません。保管されている大量のデータから、検索などの機能で目的の文書にすばやくアクセスする。セキュアに権限設定をして、適切に文書を廃棄する。これらのただのペーパーレスに留まらない業務効率アップのためには、どんな属性情報をもたせるかがポイントです。
文書管理システムで「管理」すべき項目とは
文書を管理する際、共通基盤で一元管理することの必要性は以前ご紹介しました。
(参考記事)『文書管理を標準化し、ノウハウ・知識を高いレベルで共有！』はこちら
紙文書を電子文書に変換してファイルサーバで管理する、だけでは文書管理ができているとは言えません。 文書管理システムのメリットを最大化させて、業務効率を向上させるためには、文書の属性情報を定義することが必要です。
今回はその属性情報について見ていきます。
探したい情報でラベリングする
なぜ属性情報が必要なのか？ひとつには特定の文書を見つけやすくするために印をつける（ラベリングする）ことがあります。どのような文書を保管し、どう活用するか？どんな情報で文書を検索するのか？を考えることが属性を決める鍵になります。
商品企画部で働くAさんの会議で必要な文書を例にラベリングしてみます。
過去に行った新商品企画会議の資料を参考に会議資料を準備したいのだけど、ファイルサーバで検索キーワードを指定しても欲しい資料にたどり着けない。会議の議題や当時の議事録、対象商品の分類があれば、見つけやすいのに。
このような場合、以下のようなラベリングをすると探しやすいのではないでしょうか。
- 会議種類（商品企画会議、商品開発会議、販売促進検討会議など）
- 会議日時
- 議案（テーマ）
- 商品カテゴリ
- 対象商品
ライフサイクル情報でラベリングする
文書には作成／レビュー・承認／公開／改訂／棚卸し／廃棄といったライフサイクルがあります。特に機密情報が含まれているなどセキュアな文書や保管期限が決まっている文書は、適切にそのライフサイクルを管理する必要があるでしょう。ライフサイクル情報には以下のようなものが考えられます。
- 文書登録日時
- 文書登録者
- 分類
- 廃棄確認日
- 廃棄期限
- 機密情報の有無
- 文書更新日時
- 文書更新者
- 文書更新情報
など
このようなラベリングをすれば、検索性の向上だけではなく、システムが文書を自動的に廃棄するなども可能です。システムがセキュアな文書を自動で廃棄することで、人手が介在しません。これによって、情報漏洩などのセキュリティリスクへの安全性も高まります。
ワークフローの利用で、ラベリングを確実に
上述の通り、文書管理システムにはセキュアな文書も登録されます。しかし、こういった文書が適切にラベリングされないという悩みも起きます。このような文書が含まれる場合、ワークフローを組み込み、承認させるのがおすすめです。承認があることで現場の判断だけにならず、より適切にラベリングできるようになります。
適切なラベリングで文書管理を実現するSmartDB
文書に適切な属性を持たせることで、その文書へたどり着くことが容易になります。また、それだけでなく、棚卸しや廃棄といった文書のライフサイクル管理を適切におこなうためにも必要です。
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ラベリングは自由自在です。基本的なラベリングから、企業独自に存在する業務ルールのラベリングまで、幅広く対応が可能です。文書管理の適切なシステム化をお手伝いできます。「SmartDB」を使った文書管理は、すでに多くの企業で実践されています。「SmartDB」を使って文書管理を行い、文書の品質を維持してみませんか。
